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Innerbetrieblicher Katastrophenschutz: Wenn im Betrieb plötzlich nichts mehr geht

3 Minuten
Ein Digitaler Notfallkoffer steht auf einer Werkbank
Erstellt mit Gemini

Brand, Hochwasser, Cyberangriff oder eine Evakuierung: Ein Betrieb kann von einem Tag auf den anderen vor der Situation stehen, dass Werkstatt und Büro nicht erreichbar sind oder wichtige Daten fehlen. Die Waldbrände im Hürtgenwald und im Hohen Venn haben im Sommer zuletzt sehr konkret gezeigt, wie schnell eine solche Ausnahmesituation entstehen kann.

Die Kreishandwerkerschaft Aachen empfiehlt deshalb, die wichtigsten Informationen für den Ernstfall rechtzeitig zusammenzustellen. Ein digitaler Notfallkoffer lässt sich mit überschaubarem Aufwand anlegen und kann im entscheidenden Moment viel Zeit sparen.

Denn wenn der Betrieb plötzlich stillsteht, müssen viele Fragen gleichzeitig beantwortet werden: Wer informiert die Beschäftigten? Wie erreichen wir unsere Kunden? Wo finden wir Versicherungsnummern und Verträge? Und wie kommen wir an unsere Daten, wenn der betriebliche Server nicht erreichbar ist?

Was gehört in den digitalen Notfallkoffer?

Unser Tipp: Legen Sie einen zentralen Notfallordner an und gehen Sie die folgenden Punkte Schritt für Schritt durch.

Kontakte und Zuständigkeiten

  • aktuelle Mitarbeiterliste mit privaten Kontaktdaten
  • wichtigste Kunden und Auftraggeber
  • Lieferanten
  • Steuerberatung und IT-Dienstleister
  • Versicherungen mit Versicherungsnummer und Notfallkontakt
  • Vermieter sowie wichtige Versorger
  • klare interne Zuständigkeiten für den Notfall

Versicherungen und Verträge

  • Versicherungspolicen
  • Miet- oder Pachtverträge
  • wichtige Kunden- und Lieferverträge
  • Leasing- und Finanzierungsunterlagen
  • Übersicht über laufende größere Aufträge

Betrieb und Inventar

  • aktuelle Inventarliste
  • Kaufbelege wichtiger Maschinen und Geräte
  • Seriennummern und Gerätedaten
  • aktuelle Fotos oder Videos von Werkstatt, Büro und Lager
  • Fahrzeugdaten und Unterlagen zum Fuhrpark
  • Informationen zu besonders wichtigen Betriebsmitteln

Finanzen und Verwaltung

  • notwendige Bankverbindungen
  • wichtige Steuerunterlagen
  • Kontaktdaten der Lohn- und Finanzbuchhaltung
  • Übersicht über offene Forderungen und Zahlungsverpflichtungen
  • Hinweise auf wichtige Fristen

IT und Daten

  • Übersicht über eingesetzte Systeme und Programme
  • Kontaktdaten des IT-Dienstleisters
  • Beschreibung der Datensicherung
  • Anleitung zur Wiederherstellung wichtiger Daten
  • Information darüber, wo externe Backups gespeichert sind
  • Zugänge ausschließlich über einen professionellen Passwortmanager

Nicht dort speichern, wo der Notfall passiert

Entscheidend ist nicht nur, was gesichert wird, sondern auch wo.

Der digitale Notfallkoffer darf nicht ausschließlich auf dem Bürocomputer oder dem Server im Betrieb liegen. Bei einem Brand oder Hochwasser könnte die Sicherung zusammen mit den Originaldaten verloren gehen. Auch bei einem Cyberangriff kann ein Backup nutzlos werden, wenn es dauerhaft mit dem betroffenen System verbunden ist.

Deshalb sollte mindestens eine aktuelle Sicherung unabhängig vom Betriebsstandort und von der laufenden IT verfügbar sein. Dafür kommen beispielsweise geeignete Cloudlösungen oder andere externe Aufbewahrungsmöglichkeiten infrage.

Wer übernimmt, wenn der Chef nicht erreichbar ist?

Zur betrieblichen Vorsorge gehört noch eine zweite Frage: Wer kann handeln, wenn die Betriebsinhaberin oder der Betriebsinhaber selbst ausfällt?

Für zentrale Aufgaben sollten deshalb Vertretungen festgelegt sein. Der Notfallplan sollte beispielsweise klären, wer Beschäftigte informiert, laufende Aufträge koordiniert und Kontakt zu Versicherungen aufnimmt. Notwendige Vollmachten sollten ebenfalls geprüft werden.

Ein Notfallkoffer hilft schließlich nur, wenn im Ernstfall jemand weiß, dass es ihn gibt und wie darauf zugegriffen werden kann.

Einmal anlegen, regelmäßig prüfen

Krisenvorsorge muss kein Großprojekt sein. Wir empfehlen unseren Mitgliedsbetrieben, mit den wichtigsten Kontakten und Versicherungsunterlagen zu beginnen und den Notfallkoffer anschließend Stück für Stück zu ergänzen.

Unser KH-Tipp: Legen Sie sich zweimal im Jahr einen festen Termin in den Kalender und prüfen Sie: Sind Kontaktdaten, Verträge, Inventar und Datensicherungen noch aktuell?

Auch nach größeren Veränderungen im Betrieb sollte der Ordner aktualisiert werden.

Die Kreishandwerkerschaft Aachen unterstützt damit ausdrücklich die Empfehlung der Handwerkskammer Aachen zur betrieblichen Notfallvorsorge. Innungsbetriebe, die Unterstützung beim Aufbau eines digitalen Notfallkoffers benötigen, können sich an die Unternehmensberatung der HWK Aachen wenden.