Freie Betriebsflächen untervermieten: Was Handwerksbetriebe beachten sollten

Werkstatt, Büro, Salon oder Maschinenpark sind nicht vollständig ausgelastet? Die Untervermietung freier Flächen oder einzelner Arbeitsplätze kann für Handwerksbetriebe eine Möglichkeit sein, laufende Kosten zu reduzieren. Doch bevor Räume oder Arbeitsplätze an andere Unternehmer überlassen werden, sollten einige rechtliche, steuerliche und organisatorische Fragen geklärt werden.

Hohe Mieten und Betriebskosten belasten viele Unternehmen. Gleichzeitig gibt es Betriebe, die ihre vorhandenen Flächen nicht vollständig benötigen. Warum also nicht einen Teil davon untervermieten?

Das kann beispielsweise ein einzelner Arbeitsplatz in einem Salon sein, ein Bereich einer Werkstatt oder auch eine größere Fläche in einer Gewerbehalle. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten kann eine solche Lösung dazu beitragen, die eigenen Fixkosten zu senken. Voraussetzung ist allerdings, dass die Rahmenbedingungen stimmen.

Zustimmung des Vermieters einholen

Wer seine Gewerberäume selbst gemietet hat, sollte zunächst einen Blick in den Mietvertrag werfen. Ist die Untervermietung dort nicht ausdrücklich erlaubt, muss in der Regel die Zustimmung des Hauptvermieters eingeholt werden.

Wichtig: Die Untervermietung sollte nicht nur mündlich vereinbart werden. Experten empfehlen einen eigenen schriftlichen Untermietvertrag. Dieser sollte möglichst individuell auf die jeweilige Situation zugeschnitten sein und sich am bestehenden Hauptmietvertrag orientieren.

Was gehört in den Untermietvertrag?

Je genauer die Zusammenarbeit geregelt ist, desto geringer ist das Risiko späterer Auseinandersetzungen. Festgelegt werden sollten unter anderem:

• Laufzeit und Kündigungsfristen,
• Höhe der Miete und Nebenkosten,
• Nutzungsrechte und Nutzungszeiten,
• Nutzung gemeinsamer Räume und Geräte,
• Reinigung und Instandhaltung,
• Haftung und Versicherungen sowie
• gegebenenfalls besondere Anforderungen des jeweiligen Gewerbes.

Auch praktische Fragen sollten geklärt werden: Wer trägt welche Kosten für Strom, Wasser oder Heizung? Wer beschafft Verbrauchsmaterial? Wie werden Gemeinschaftsbereiche genutzt und gereinigt?

Betriebskosten sauber aufteilen

Interessant ist die Untervermietung auch deshalb, weil ein Teil der laufenden Kosten auf den Untermieter entfallen kann. Dazu können beispielsweise anteilige Kosten für Strom, Wasser, Heizung, Reinigung oder andere betriebliche Aufwendungen gehören.

Damit dies steuerlich korrekt berücksichtigt werden kann, empfiehlt sich eine klare und nachvollziehbare Abrechnung. Auch die umsatzsteuerliche Behandlung der Miete sollte vorab mit dem Steuerberater geklärt werden. Je nach Gestaltung und vermieteten Gegenständen können unterschiedliche steuerliche Regelungen greifen.

Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit

Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn nicht nur Räume vermietet werden, sondern ein selbstständiger Unternehmer dauerhaft innerhalb eines bestehenden Betriebs arbeitet.

Entscheidend ist, dass tatsächlich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Kritisch kann es beispielsweise werden, wenn der Untermieter faktisch wie ein Arbeitnehmer in den Betrieb eingegliedert ist, Öffnungszeiten vorgegeben bekommt oder ausschließlich für den Hauptbetrieb tätig wird.

Für eine eigenständige unternehmerische Tätigkeit sprechen dagegen unter anderem eine eigene Kundschaft, eigene Arbeitsmittel, ein eigenständiger Außenauftritt und eine eigenverantwortliche Organisation der Tätigkeit.

Klare Absprachen erleichtern das Miteinander

Neben Vertrag, Steuern und Versicherungen sollte auch das tägliche Miteinander geregelt werden. Wer darf welche Räume und Geräte wann nutzen? Wer kümmert sich um die Reinigung? Welche Materialien werden gemeinsam verwendet? Und wie werden Kundinnen und Kunden voneinander abgegrenzt?

Gerade wenn mehrere Selbstständige dauerhaft unter einem Dach arbeiten, können klare Regeln von Beginn an spätere Konflikte vermeiden. Regelmäßige Absprachen helfen zusätzlich, wenn sich die Zusammenarbeit im Laufe der Zeit verändert.

Fazit: Untervermietung kann sich lohnen – aber nur mit klaren Regeln

Ungenutzte Betriebsflächen oder Arbeitsplätze zu vermieten, kann für Handwerksbetriebe eine interessante Möglichkeit sein, Fixkosten zu reduzieren und vorhandene Ressourcen besser auszulasten. Gleichzeitig sollte die Untervermietung nicht ohne sorgfältige Vorbereitung erfolgen.

Vor Abschluss eines Untermietvertrags sollten insbesondere mietrechtliche, steuerliche, versicherungsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen geprüft werden. Eine individuelle rechtliche und steuerliche Beratung kann dabei helfen, Risiken zu vermeiden.

Auf einen Blick: Das sollten Betriebe vor der Untervermietung klären

✓ Erlaubt der Hauptmietvertrag eine Untervermietung?
✓ Liegt die Zustimmung des Vermieters vor?
✓ Gibt es einen schriftlichen Untermietvertrag?
✓ Sind Miete, Nebenkosten und Betriebskosten eindeutig geregelt?
✓ Sind Nutzungszeiten und Gemeinschaftsflächen festgelegt?
✓ Sind Haftung und Versicherungsschutz geklärt?
✓ Ist die steuerliche Behandlung geprüft?
✓ Ist bei selbstständigen Untermietern eine Scheinselbstständigkeit ausgeschlossen?